هنالك اعتقاد شائع بأن مراقبة بيانات الموظفين تهدف بشكل أساسي إلى التجسس عليهم وتحديد كيفية قضاء وقتهم في العمل. ومع ذلك، تعتبر معرفة كيفية استثمار الموظفين لوقتهم بشكل فعال أمراً حيوياً لأصحاب العمل. ولهذا السبب، تعتمد العديد من الشركات على برامج مراقبة الموظفين لقياس إنتاجيتهم وضمان تحقيق الأهداف. وفي الواقع، يتيح تحليل بيانات الموظفين للشركات الحصول على معلومات دقيقة حول كيفية عمل القوى العاملة لديهم. مما يساعد في تحسين الأداء العام للشركة.
أسباب مراقبة بيانات الموظفين
تقدم مراقبة بيانات الموظفين فوائد متعددة للشركات، منها تحسين سير العمل وتقليل التكاليف التشغيلية. كما تسهم في اتخاذ قرارات مبنية على معلومات دقيقة حول تخطيط الأعمال وإدارة الموارد. من خلال تحليل البيانات المستخرجة، يمكن للشركات تحديد الأنماط والاتجاهات التي تساعد في تحسين عملياتها اليومية. بالإضافة إلى ذلك، تسهم هذه المراقبة في تتبع جميع التفاعلات مع بيانات الشركة واكتشاف الأنشطة المشبوهة. مثل: تسريب مستندات حساسة إلى جهات خارجية. هذا الإجراء يساعد في تعزيز أمن المعلومات داخل الشركة.
على سبيل المثال، في شركة “Target” الأمريكية، استخدمت الشركة أنظمة مراقبة لملاحظة سلوك مشتبه به من أحد الموظفين الذي كان يقوم بسرقة بيانات بطاقات الائتمان. بفضل المراقبة الدقيقة، تم اكتشاف النشاط غير القانوني بسرعة، مما سمح للشركة بالتحرك الفوري واتخاذ الإجراءات اللازمة لحماية بيانات العملاء.
أهمية مراقبة الموظفين في بيئات العمل المختلفة
في أي صناعة، من الضروري أن تكون لدى الإدارة رؤية واضحة حول ما يقوم به الموظفون، سواء كانوا يعملون في المكتب أو عن بعد. تعتبر مراقبة بيانات الموظفين أداة فعالة لتتبع أداء العاملين، خاصة في الشركات التي تعتمد على العمل عن بعد. هذه المراقبة توفر لأصحاب العمل رؤية أفضل حول الأنشطة التي يقوم بها الموظفون، مما يساعد في ضمان استمرارية الإنتاجية العالية.
مثال آخر يأتي من شركة “Trello”، وهي منصة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت. تعتمد الشركة على فرق عمل موزعة جغرافياً، ويعتمد نجاحها بشكل كبير على استخدام أدوات مراقبة لتحليل أداء الموظفين عن بعد. بفضل هذه الأدوات، تمكنت الشركة من الحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية وتحقيق أهدافها على الرغم من التحديات المرتبطة بالعمل عن بعد.
مراقبة بيانات الموظفين لزيادة الإنتاجية
تتيح مراقبة وتحليل أداء الموظفين للشركات الحصول على بيانات شاملة حول كيفية أداء العاملين في مختلف الأقسام والمستويات. هذه المعلومات تمكن الإدارة من طرح أسئلة حاسمة، مثل:
- هل هناك أقسام معينة تحتاج إلى دعم إضافي نظراً لضغط العمل؟
- هل يستخدم الموظفون الأدوات والبرامج الجديدة بكفاءة؟ وهل هناك حاجة لتدريب إضافي؟
- ما مدى التزام الموظفين بأداء مهامهم؟ وهل هناك تراجع في مستوى الإنتاجية في فترات معينة من العام؟
من خلال تحليل البيانات التاريخية، يمكن للشركات فهم اتجاهات الإنتاجية والمشاركة عبر القوى العاملة بشكل أفضل. على سبيل المثال، قد تلاحظ شركة في قطاع التجزئة انخفاضاً في أداء بعض الموظفين خلال فترات معينة من السنة، مما يدفعها إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية مثل تعديل جداول العمل أو تقديم حوافز إضافية لتحفيز الموظفين.
أهمية مراقبة الموظفين في ثقافات العمل عن بعد
برزت أهمية مراقبة الموظفين بشكل أكبر مع تحول العديد من الشركات إلى ثقافات العمل عن بعد بسبب جائحة كوفيد-19. بدون مراقبة فعالة، قد تواجه الإدارة تحديات في الحفاظ على مستويات الإنتاجية المرتفعة. وفقاً للدراسات، أظهر الموظفون الذين يعلمون أنهم يخضعون للمراقبة زيادة في الكفاءة والإنتاجية، مما جعلهم أكثر وعياً بأفعالهم وأدوارهم.
شركة “Zoom” على سبيل المثال، تستخدم أنظمة مراقبة لضمان أن موظفيها، الذين يعملون عن بعد، يلتزمون بجداول العمل ويستغلون وقتهم بشكل فعال. هذه المراقبة ساعدت الشركة على تعزيز ثقافة الإنتاجية العالية وتحقيق أهداف العمل على الرغم من التحديات المرتبطة بالعمل عن بعد.
الكشف عن عدم التزام الموظفين وتحسين الأداء
من الطبيعي أن يقوم الموظفون أحياناً بتصفح الإنترنت لأغراض غير متعلقة بالعمل أثناء ساعات العمل. طالما أن هذه الممارسات لا تؤثر سلباً على الإنتاجية، قد تتغاضى الإدارة عنها. لكن لضمان أن هذا التصفح لا يتحول إلى عادة تؤثر على الأداء، تحتاج الشركات إلى بيانات دقيقة لمراقبة مدى تأثير هذه الأنشطة على العمل.
على سبيل المثال، في شركة “Amazon”، تم اكتشاف أن بعض الموظفين يقضون وقتاً طويلاً على مواقع التواصل الاجتماعي خلال ساعات العمل. بفضل بيانات المراقبة، تمكنت الشركة من تحديد هؤلاء الموظفين واتخاذ إجراءات لتحسين إنتاجيتهم، سواء من خلال التوجيه أو توفير برامج تدريبية إضافية.
تحليل وتحسين استخدام الموارد
عندما تكون مسؤولاً عن إدارة فريق كبير أو فريق يعمل عن بعد، قد يكون من الصعب الحصول على فكرة واضحة حول كيفية استخدام الموارد المتاحة بكفاءة. لكن من خلال مراقبة بيانات الموظفين، يمكن للإدارة إنشاء تقارير متنوعة تساعد في تحليل كيفية استغلال الموظفين للموارد وتحسينها.
في شركة “Deloitte”، على سبيل المثال، يتم تحليل بيانات الموظفين لتحديد كيفية استخدام الأدوات التكنولوجية المختلفة مثل برامج الدردشة والبريد الإلكتروني. هذه التحليلات تساعد الإدارة في فهم كيفية تحسين استخدام هذه الأدوات وتوجيه الموظفين نحو الاستفادة القصوى منها.
مزايا مراقبة بيانات الموظفين
تتمثل المزايا الرئيسية لمراقبة بيانات الموظفين في تحسين الأداء الوظيفي والزيادة في الإنتاجية. عندما يقوم المشرفون بتحليل المكالمات الهاتفية ومراقبة الأداء، يمكنهم تحديد نقاط الضعف والقوة لدى الموظفين. كما تسهم المراقبة في زيادة رضا العملاء، حيث يصبح الموظفون أكثر التزاماً بتحقيق أعلى مستويات الخدمة عندما يعلمون أنهم تحت المراقبة.
شركة “AT&T” على سبيل المثال، تعتمد على مراقبة مكالمات خدمة العملاء لتحسين الأداء. هذه المراقبة تمكن الشركة من تقديم تدريب مخصص للموظفين بناءً على احتياجاتهم، مما يؤدي إلى تحسين جودة الخدمة وزيادة رضا العملاء.
سلبيات مراقبة الموظفين
على الرغم من فوائد مراقبة الموظفين، إلا أن لها بعض السلبيات إذا لم تستخدم بشكل صحيح. على سبيل المثال، قد يشعر الموظفون بأن الإدارة لا تثق بهم، مما يؤدي إلى انخفاض الروح المعنوية. كما يمكن أن يؤدي الإفراط في المراقبة إلى شعور بالعزلة بين الموظفين، مما يؤثر على ديناميكية الفريق.
في شركة “IBM”، أظهرت الدراسات أن الموظفين الذين شعروا بأنهم يخضعون لمراقبة مكثفة كانوا أكثر عرضة للإجهاد والتوتر، مما أثر سلبًا على إنتاجيتهم وأدى إلى انخفاض رضاهم الوظيفي.
هل مراقبة الموظفين قانونية؟
بشكل عام، يسمح لأصحاب العمل بتتبع النشاط على أي جهاز يقدمونه لموظفيهم. لكن هناك قوانين وإرشادات تحدد مدى قانونية هذه المراقبة، وتختلف من دولة إلى أخرى. على سبيل المثال، في الولايات المتحدة، يطلب من الشركات إبلاغ الموظفين بأنهم يخضعون للمراقبة.
في اليابان، يجب على الشركات الحصول على موافقة الموظفين قبل تنفيذ أي برامج مراقبة، مما يضمن حماية حقوق الموظفين واحترام خصوصيتهم.
أخلاقيات مراقبة الموظفين
الشفافية داخل القوى العاملة تسهم في تجنب المشاكل القانونية وخلق بيئة عمل صحية. على الرغم من أن برامج المراقبة مفيدة، إلا أنها قد تثير قضايا تتعلق بخصوصية الموظفين. لذلك، يجب على الشركات وضع سياسات واضحة لمراقبة الموظفين والتأكد من تطبيقها بعدالة.
شركة “Google”، على سبيل المثال، تعتمد على مبدأ الشفافية حيث تُخبر موظفيها بوضوح عن سياسات المراقبة المستخدمة. هذا النهج يعزز الثقة بين الإدارة والموظفين، ويُسهم في بناء بيئة عمل إيجابية.
خاتمة
تُعد مراقبة بيانات الموظفين أداة قوية لتحسين الأداء والإنتاجية في الشركات. لكن يجب أن تُستخدم هذه الأداة بحذر لضمان عدم التأثير سلبًا على معنويات الموظفين أو ثقافة الشركة. من خلال اعتماد نهج شفاف وأخلاقي، يمكن للشركات الاستفادة القصوى من برامج مراقبة الموظفين دون التسبب في أضرار جانبية. وفي ظل بيئة العمل المتغيرة اليوم، أصبحت مراقبة الأداء ضرورة لضمان استمرارية الأعمال وتحقيق النجاح.
تصفح ايضاً القيادة بالقيم
Estimated reading time: 1 دقيقة
e-onepress.com
About Author
[…] تصفح ايضاً مراقبة بيانات الموظفين […]
[…] تصفح ايضاً مراقبة بيانات الموظفين […]