عملية اختيار نظام محاسبة محوسب للشركة أكثر من مجرد قرار يتعلق بشراء البرامج أو الأجهزة، ولكن يتضح إنها مشكلة معقدة تتطلب عادةً بحثاً دقيقاً ، وإعادة التفكير الكامل في ثقافة المؤسسة وحاجتها لإعداد التقارير. واليوم نجد أن لدى معظم الشركات نظام مالي محوسب يقوم بإنشاء تقارير محاسبة مالية وإدارية.
اهميتها
العديد من الشركات اليوم تنمو بسب متانة أنظمتها المحاسبية.، ففي الماضي كانت أنظمة المحاسبة مصممة بشكل أساسي لتتبع المعاملات اليومية، وتقديم التقارير للمستخدمين الخارجيين على أساس شهري أو ربع سنوي أو سنوي، ولكن الزمن تغير الأمر. فالشركات الآن تحتاج إلى مزيد من المعلومات داخلياً لاتخاذ قرارات فتقوم حالياً باستخدام أنظمة المحاسبة لكل من التقارير الخارجية (المحاسبة المالية) والتقارير الداخلية (المحاسبة الإدارية). وحتى حزم المحاسبة الصغيرة نسبياً مثل: QuickBooks و Peachtree ، توفران ميزات مهمة للمحاسبة الإدارية. ومع ذلك يتفق معظمهم على أنه لا يوجد نظام محاسبة واحد يلبي احتياجات كل مؤسسة. ولكن هنالك عوامل مهمة تقوم الشركات على اساسها باختيار انظمتها المحاسبية المحوسبة .
العوامل المهمة لاختيار النظم المحاسبية المحوسبة
حجم المنظمة
يتم تصميم برنامج المحاسبة لخدمة الشركات ذات الأحجام المختلفة، ويتم قياس حجم الشركة بشكل عام حسب إيرادات المبيعات و يعبر الخبراء عن آراء متباينة حول ما يشكل شركة صغيرة أو متوسطة أو كبيرة. حيث يعتقد البعض أن الشركات الصغيرة لديها مبيعات سنوية تصل إلى مليون دولار، والشركات متوسطة الحجم لديها مبيعات تصل إلى مائة مليون دولار ، والشركات الكبيرة لديها مبيعات أكبر من مليار دولار، ويفضل البعض الآخر مبالغ مختلفة، وبغض النظر عن الرقم المستخدم فإن الهدف هو إيجاد نظام محاسبة يلبي احتياجات المنظمة على أفضل وجه ، ويلعب حجم المنظمة دوراً كبيراً في العثور على النظام الأنسب.
مدى الحاجة
قبل اختيار نظام محاسبة يجب على المنظمة تحديد احتياجاتها المحاسبية. هنالك مؤسسات تحتاج ببساطة إلى ما يعادل سجل الشيكات، والذي يوفر تتبعاً سهلاً لأكواد المصروفات عند إصدار الشيكات، ويجعل التسويات البنكية سريعة. بينما تتطلب المنظمات الأخرى أكثر من سجل شيك قد يطلبون نظاماً يمكنه إنشاء الفواتير ومعالجة كشوف المرتبات وتتبع المخزون. بينما المؤسسات الأكثر تعقيداً ستحتاج إلى القدرة على أداء وظائف أكثر تقدماً مثل تخصيص التقارير (على سبيل المثال إنشاء بيان الدخل حسب القسم أو العميل) ، وتعديل شاشات الإدخال ، وإرسال التقارير المالية عبر البريد الإلكتروني ، وتصدير التقارير إلى برامج جداول البيانات مثل Excel ، وإنشاء تقارير بها رسومات (على سبيل المثال ، الجداول والمخططات الدائرية والمخططات الخطية).
وانه من الواضح أن حجم الشركة واحتياجاتها من المعلومات ستقود اختيار نظام محاسبة للشركة، ونظراً لأن الحاجة إلى البيانات المحاسبية أصبحت أكثر تعقيداً فقد تم تطوير أنظمة محاسبية تؤدي مجموعة متنوعة من المهام. وتسمى هذه الأنظمة أنظمة تخطيط موارد المؤسسة. فما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات ، وكيف يساعد هذا النظام الشركات على استخدام البيانات المحاسبية؟
نظام تخطيط موارد المؤسسة
يتم تصميم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتسجيل المعلومات،ومشاركتها عبر المجالات الوظيفية (مثل المحاسبة والتسويق والموارد البشرية والشحن) وعبر المناطق الجغرافية (على سبيل المثال من مكتب مبيعات في كاليفورنيا إلى المقر الرئيسي في هونغ كونغ). وتقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بتحديث المعلومات باستمرار لتوفير البيانات في الوقت الفعلي لجميع المستخدمين ، ويمكن تنظيم البيانات بتنسيقات مختلفة لتلبية احتياجات المستخدمين الداخليين والخارجيين. وعلى سبيل المثال هنالك مدراء يراجعون البيانات المالية المقارنة لمؤسساتهم يومياً حيث تأتي هذه المعلومات من نظام تخطيط موارد المؤسسات.
الفكرة
الفكرة وراء برنامج تخطيط موارد المؤسسات هو أن المعلومات المالية الدقيقة والحديثة ستساعد المؤسسات على اتخاذ قرارات أفضل، فعادة ما تؤدي القرارات الأفضل إلى تحسينات في الربحية والكفاءة ورضا العملاء.
باهضة الثمن
أنظمة تخطيط موارد المؤسسات باهظة الثمن ويمكن أن تتجاوز التكاليف السنوية للمؤسسات الكبيرة بسهولة ملايين الدولارات. ومع ذلك تتوفر أنظمة أصغر للشركات متوسطة الحجم بتكلفة أقل بكثير. ويتم تقديم معظم برامج تخطيط موارد المؤسسات في وحدات لمجالات المحاسبة الوظيفية. مثل الحسابات المستحقة القبض والحسابات الدائنة وكشوف المرتبات والمخزون وتكاليف الوظيفة،وكلما زاد عدد الوحدات المضمنة ارتفعت التكلفة. ومن أشهر صانعي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات Microsoft و Oracle و SAP Corporation.
ترقية النظام
عند اتخاذ قرار بالترقية إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات. يجب على المؤسسات التأكد من أن فوائد استخدام البيانات من نظام جديد تفوق تكاليف تنفيذ النظام. فإذا كانت الإدارة لا تنوي استخدام المعلومات لتحسين التخطيط. واتخاذ القرار ، فقد يكون اتباع نظام محاسبة أقل تعقيداً هو النهج الأفضل.
قبل الشراء
ونظراً لأن المدراء يستخدمون جداول البيانات على نطاق واسع لتنظيم البيانات وتحليلها. ولهذا فإن معظم أنظمة المحاسبة المحوسبة مصممة بشكل عام لتنزيل البيانات إلى جداول البيانات. مثل Excel لمزيد من التحليل بحيث يمكن البدء بتحويل النتائج من نظام المحاسبة إلى جدول بيانات Excel.وبعد ذلك يمكن إعداد عمود جديد لعرض تقديرات العام المقبل. ومن المحتمل أن تناقش جوانب مختلفة من بيان الدخل مع العديد من الموظفين في المنظمة. ،وإجراء تغييرات قبل الانتهاء من توقيع عقد شراء النظام.
واخيراً
لنتخيل حجم العمل إذا لم تستخدم أجهزة الحاسوب لكان علينا تدوين المعلومات يدوياً. وإذا كانت هناك أي تغييرات على المعلومات فسيتعين علينا إجراء تعديلات على الحسابات تستغرق منا وقتاً طويلاً . ولكن مع التطورات الحديثة نسبياً في تكنولوجيا الأعمال. أصبح بأيام معدودة يتم إعداد المعلومات المحاسبية والمالية. ولذلك اصبحت تطلب معظم المؤسسات من موظفي المحاسبة والمالية أن يكون لديهم مهارات متقدمة في جداول البيانات الحاسوبية.
اقرأ ايضا مساهمة المحاسبة الإدارية في وظائف التخطيط والتحكم واتخاذ القرارات
الوقت المقدر للقراءة 6 دقائق
e-onepress.com
About Author
