تحليل السيناريوهات في الشركات منهجية لمنع الأخطاء وللتحكم في الوقت والمتغيرات الأخرى التي تؤثر على الإنتاجية والربحية، وهذا مهم بشكل خاص في مكتب المحاماة مع الأخذ في الاعتبار أن ساعات العمل هي الوحدة الرئيسية لإنتاج المحامين.
ويعد قياس الأداء في الشركة القانونية هو سلاح المحامي السري لكسب الوقت والاستعداد قبل ظهور مشاكل مالية أو عدم رضا العملاء حيث تتيح مراقبة الأداء الحصول على نظرة ثاقبة مبكرة للمخاطر المحتملة التي تواجه الشركة. وتساعد مؤشرات الكفاءة والفعالية في دعم قراراتهم أو تحسين نصيحة العملاء أو تحسين استراتيجيات العمل.
ما هو تحليل السيناريو؟
إن تقييم مزايا وعيوب تحليل السيناريو أمر ضروري إذا كان المطلوب هو إضافة مزايا إلى كفاءات الأعمال القانونية بطريقة فعالة وموضوعية.
وبشكل عام تحليل السيناريو عبارة عن منهجية يتم فيها النظر في المواقف المختلفة وتحليلها مع الأخذ في الاعتبار المخاطر التي قد تمثلها من أجل: نجاح المشروع، واتخاذ قرارات استراتيجية تون وفقاً لقيمة الاستثمار الذي يمكن أن ينطوي عليه كل سيناريو.
ولفهم تطبيق تحليل السيناريو في شركة محاماة يجب أن نضع في اعتبارنا أنه من بين 8 ساعات عمل من قبل المحامين يومياً، يتم استخدام 1.6 ساعة فقط ويتم إساءة استخدام 5.6 ساعة أخرى مما تتطلب إدارة هذا الموقف بتقييم المتغيرات التي لا يتم التحكم فيها وتؤثر على كفاءة المحامين. مثل: المهام غير المحوسبة واليدوية والمتكررة، وسجل الساعات، والتوزيع غير المناسب للمهام، وعدم التخطيط وتحديد أولويات وقت العمل.
وإذا لم يتم اتخاذ اية إجراءات للتحكم بهذه المتغيرات سيؤدي ذلك الى انخفاض مستوى أداء المحامين. بالتالي يؤثر في ربحية العمل بأكمله. مما يؤدي ايضاً الى انخفاض مستوى جودة الخدمة فيؤثر على العلاقة مع العملاء. لتجنب ذلك ينبغي النظر في الاستثمار المطلوب لتطبيق الحلول ذات الصلة لكل من هذه المتغيرات، والحصول على تقنية جديدة لأتمتة العمليات المتكررة، وتغيير نموذج التحكم في الوقت، وتوظيف فريق مساعدة عمالية إلخ لأجل تنفيذ أنجح من حيث الكفاءة والربحية.
مزايا وعيوب تحليل السيناريو في الشركة
من الضروري دراسة مزايا وعيوب تحليل السيناريو حتى تتمكن الشركة من ضمان استخدام هذا المورد بشكل صحيح. وتجنب اتخاذ قرارات غير مناسبة لا تؤدي إلى نتائج جيدة.
مزايا تحليل السيناريوهات في الشركات عديدة ومنها: فهم المواقف المعقدة. فالتحليل يسمح بتوقع الأحداث المرتبطة بنمط الأداء الحالي، ويقدم وجهات نظر مختلفة لإيجاد حلول جديدة لمشاكل الإنتاجية والربحية. ويسمح بإلقاء نظرة عامة منتظمة على الظروف المواتية وغير المواتية المحتملة. مما يساعد في تحديد تلك المواقف التي يستحق فيها استثمار الموارد.
وعلى الرغم من أن تحليل السيناريوهات في الشركة يسهل اتخاذ القرار الاستراتيجي فإن هذا لا يعني أنه يمكن تطبيقها بطريقة غير مبالية. فهناك عيوب معينة لتحليل السيناريوهات المتعلقة بإدارة المعلومات المتوفرة من النظام أو عند تطبيقها في ديناميكيات الشركة. فإذا كان هناك سجل غير كافٍ للنشاط وقليل من التحكم في الوقت. فسيكون تحليل سيناريوهات المشروع مجرد تمرين تخميني.
تتطلب طريقة تحليل السيناريوهات أن تكون مبنية على معلومات أساسية وبيانات حقيقية من أجل إنشاء الفرضيات المحتملة بشكل صحيح. لذلك فإن القيام بطريقة ذاتية للغاية يمكن أن يؤدي إلى نتائج غير مرغوب فيها لكفاءة فريق العمل.
ما الذي يؤدي إلى انخفاض أداء شركة المحاماة
هناك العديد من الأسباب وراء انخفاض الأداء. فإن تحليلها هو بداية الحل على الرغم من أنه للوصول إلى هذه النقطة من الضروري تحديد ماهيتها أولاً من خلال معرفة أسباب تدهور الأداء في الشركة القانونية. مثل:
عدم وجود الحافز
انه من الملائم تقييم نوع المهام التي يتعامل معها متخصصو الشركة. فأكثر اللحظات تكراراً هي اللحظات المملة التي تؤثر على معنويات المحامي وتسرق الوقت الذي يمكن تخصيصه لتقديم خدمة أفضل للعملاء. لذلك من الأفضل اللجوء إلى دعم التكنولوجيا.
مقاومة التغيير
لمواجهة مقاومة التغيير يُنصح باختيار حلول ودية وإبلاغ المستخدمين بفوائدها، وعلى سبيل المثال: توفير الوقت الذي يضمنونه. ومن المهم أيضاً مشاركة المنظور الذي يوفره قياس الأداء في الشركة مع الشركة بأكملها. على سبيل المثال، فيما يتعلق بمتابعة الحالات، والبقاء على اطلاع دائم بدعم الأدوات الآلية. مثل CaseTracking . فالوصول السريع والمريح إلى المعلومات يساعد المحامين على الازدهار مقارنةً بأولئك الذين يكافحون للعثور على الإجابات التي يحتاجون إليها ومحاولة تذكر المواعيد النهائية
ما يكشفه قياس الأداء في شركة قانونية
يعد انخفاض الأداء أحد التهديدات الرئيسية لربحية شركة المحاماة سواء من وراء الضغط لتخفيض الرسوم على العملاء ومشاكل جذب المواهب والاحتفاظ بهم. وبتوفر المعلومات الموضوعية التي توفرها المقاييس.
فهناك العديد من المؤشرات التي يمكن قياسها في مكاتب المحاماة والتي تتحدث عن الأداء بشكل عام. لكن المؤشر الذي لا يتم قياسه بشكل شائع هو التكلفة الحقيقية لسوء الأداء. مثل: تقييم التكلفة الحقيقية لاستبدال الشريك المغادر، والعملاء المفقودون بسبب إهمال أو عدم كفاءة العمل، والفرص التي تمر مرور الكرام أو انخفاض معنويات الموظفين فكل هذه الأحداث لها تأثير على إنتاجية وربحية الشركة
ومن بين المجالات التي يجب مراقبتها لمنع تدهور الأداء، على سبيل المثال. الوقت الذي يقضيه المحامي في العمليات. عدد الأشخاص المشاركين في العملية. الوقت المخصص لحضور العميل شخصياً. الوقت الذي تم استثماره في المهام الآلية، وعدد التأخيرات المتكبدة فيما يتعلق بتقديم المستندات. والوقت الذي يقضيه المحامي في عمليات البحث في المواقع الرسمية للقضاء، والوقت الذي يقضيه أيضا في إعداد التقارير.
ويؤكد قياس الأداء في الشركة القانونية أنها تسير في الاتجاه الصحيح عندما يتم القضاء على أوجه القصور. وتقليل الأخطاء، وتطوير مزايا تنافسية، ومن ثم إذا كان المطلوب هو زيادة الإنتاجية والربحية فمن الضروري أن يتم تنفيذ تحليل سيناريو المشروع بناءً على سجل تاريخي لساعات عمل المحامين، فضلاً عن مستويات فعاليتها من حيث التكلفة.
الكفاءة والفعالية
وعلى الرغم من التشابه بين الكفاءة والفعالية، إلا أن مؤشرات الكفاءة والفعالية لا تقيس الشيء نفسه. بينما تحاول الكفاءة معرفة ما إذا كان مكتب المحاماة قادراً على تنفيذ مهامه باستخدام أقصر وقت ممكن باستخدام الحد الأدنى من الموارد بينما الفعالية تتعلق بتحديد إلى أي مدى يمكن القول أن الشركة القانونية حققت أهدافها بنجاح. ففي الحالة الأولى، يكون التركيز على المدى القصير وعلى الأداء، بينما في الحالة الثانية يتم وضعها على المدى الطويل والنتائج. وكلا المنظورين مهمان من ناحية ربحية الشركة واستدامتها ، ومن ناحية ضمان رضا العملاء ومحافظة الشركة على صورتها.
يوجد العديد من الطرق التي يمكن أن تحسن بها شركة المحاماة أداءها على كلا الجبهتين، ولكن هناك طريقتان مضمونتان لتقديم نتائج أسرع وهما: اتخاذ القرار المستند إلى البيانات وأتمتة العمليات.
وهنالك بعض المقاييس الرئيسية مثل: عدد العملاء الجدد في الشهر /عدد القضايا المغلقة/ الإيرادات مقابل الإيرادات المحصلة/المصاريف الشهرية /درجات رضا العملاء/ درجات رضا الموظف /معدل نمو العملاء/ متوسط الربح لكل عميل /نسبة المحامي إلى العميل /عدد المراجع الإلكترونية للشركة /متوسط النجوم في التقييمات /معدل الاحتفاظ بالعملاء /إجمالي الإيرادات /عائد الاستثمار /مبلغ الفاتورة بما يتناسب مع عدد ساعات العمل واجبة الدفع/ عمر الذمم المدينة.
واخيراً
إن التحويل إلى ممارسة قانونية تعتمد على البيانات ليس مجرد مسألة للإستفادة من المعلومات المتاحة باستخدام البرنامج المناسب. فالأمر يتطلب تحولاً كبيراً في العقلية ورغبة في تغيير سير العمل والعمليات. ولمعرفة كيفية اتخاذ خيار تقني جيد فمن الضروري مراعاة أهمية ثقافة الشركة، وكذلك عقلية الأشخاص الذين يعملون فيها.
أقرأ ايضاً القيادة بالقيم و 6 سمات للشركة الناجحة
الوقت المقدر للقراءة 8 دقائق
e-onepress.com
About Author
